День Свадьбы / Планирование
Когда у вас больше 200 гостей: организация масштабной свадьбы

Когда у вас больше 200 гостей: организация масштабной свадьбы

Если у вас и вашего жениха большие семьи, если у вас толпа друзей со всего мира, если ваши родители просят пригласить дальних родственников, которых вы не видели с самого детства, но которые просто не могут пропустить такое событие… Вероятно, список ваших гостей уже перевалил за пункт 200. Не беспокойтесь! Мы знаем, как сделать так, чтобы всем (и вам в первую очередь) было хорошо и комфортно.


Убедитесь, что площадка способна вместить всех гостей.

Очевидный совет, но все же: обязательно посетите выбранную локацию задолго до торжества. Красивые фотографии и витиеватые описания площадки ничего не значат: вам все равно необходимо воочию убедиться в том, что в зале можно спокойно разместить 25 круглых столов, и останется еще место для танцпола на 200 человек. Также попросите администратора или владельца рассказать вам о системах кондиционирования и отопления — в помещении будет находиться больше 200 человек, и там ни в коем случае не должно быть душно или жарко.


Продумайте, как вы будете приветствовать гостей.

Когда речь о масштабной свадьбе, чтобы поприветствовать всех гостей и провести какое-то время с каждым, вам понадобится несколько часов. Вы же не хотите весь вечер торжественного дня ходить между столами и общаться с приглашенными? Даже с учетом того, что вы всех их нежно любите и очень цените, такой праздник сведет вас с ума. Лучший выход — приветственный фуршет, где вы сможете непринужденно пообщаться с разными компаниями гостей, сфотографироваться с желающими и поблагодарить всех за присутствие.


Дайте гостям повод встать.

Ваши 200 гостей физически не могут делать все одновременно. На праздничном ужине кто-то будет только ожидать свое блюдо, кто-то уже насытится, кому-то захочется встать и пройтись. Обеспечьте гостям развлечения, ради которых им можно и нужно будет выйти из-за стола. Это могут быть мастер-классы, танцы, импровизированные фотосессии.


Продумайте закуски.

Если речь идет о приветственном фуршете, или же вы решили выбрать этот формат для праздничного вечера, важным пунктом станут закуски. Столов и станций с угощениями должно быть много, к ним должно быть легко подойти. Блюда лучше выбирать порционные и такие, которые не текут и не пачкаются, ведь толпа голодных гостей — страшная сила!


Расставьте приоритеты, планируя бюджет.

Разумеется, вам захочется потратить деньги на разные приятные вашему сердцу мелочи: ваши монограммы на рассадочных карточках, таблички с датой вашей свадьбы на столах, упаковка для сувениров и прочее. Однако, ваши гости будут обращать внимание не только на это. Как же расставить приоритеты?

Планируя бюджет, запишите в отдельную графу те статьи расходов, которые не зависят от количества гостей: наряды, услуги фотографа, ведущего, диджея и пр. Оставшуюся сумму распределите на те сферы, которые точно не оставят гостей равнодушными: банкетное меню, работа большой команды официантов и барменов, развлечения для приглашенных, флористику.


Используйте правила 5 лет и 5 минут.

Разумеется, чем больше гостей у вас на свадьбе, тем сложнее и дороже выйдет мероприятие. Если вы выходите за рамки бюджета, пришло время сократить список. Не стоит надеяться, что кто-то не сможет присутствовать — по закону подлости придут даже те, кто не подтвердил свои намерения, и кому-то не хватит стула…

Чтобы урезать список, воспользуйтесь правилом 5 лет. Если вы не разговаривали с человеком в течение пяти последних лет, почему он должен присутствовать на вашей свадьбе?

Еще один способ — правило 5 минут. Глядя на имя каждого гостя, попытайтесь понять, хотите ли вы потратить на него целых пять минут вашего главного дня (который, к слову, пролетит, как одно мгновение). Нет? Вычеркивайте имя без зазрения совести.


Подумайте, как гости будут добираться.

Особенно актуально это в том случае, если многие из ваших гостей приедут из других стран и городов, или же им придется ехать от места церемонии к месту банкета. Хорошо, если у вас есть возможность обеспечить всем личный транспорт на весь день. Если же нет, тщательно продумайте этот момент. Сотня человек, потерявшихся в чужом городе и обрывающих ваш телефон, осаждающих городской транспорт или блокирующих улицы в поисках парковки — не то, о чем вам хочется волноваться, верно?

Позаботьтесь о том, чтобы у каждого гостя был четкий план города и района с указанием свадебных локаций и перечислением удобных способов добраться до них (эту информацию проще всего разместить на вашем сайте). И выбирайте площадки с большой парковкой.

Поделиться: