Как выбрать площадку, каких специалистов везти из России, нужно ли оплачивать билеты и проживание для гостей и команды и другие «сложности перевода» — в колонке Анастасии Соколовой, выдающегося организатора мира, основателя и руководителя Студии Особенных Событий CELEBRATE IT.
Недавно мы говорили о том, как выбрать идеальное направление для свадьбы за границей и зачем вообще стоит отмечать свои праздники за рубежом. Сегодня попробуем разобраться, как организовать это путешествие с максимальным удовольствием и минимальными тревогами — что важно учесть во время подготовки, как и когда следует приглашать гостей, с какими дополнительными расходами можно столкнуться и не только.
Выбор площадки
Когда вы окончательно определились с направлением, можно выбирать конкретную локацию. Это большая, но интересная часть работы над свадьбой. Часто выбор приходится делать по обрывкам информации в Интернете: как правило, площадки, даже довольно именитые, представлены скудными фотографиями, которых может быть недостаточно, также снимки могут искажать действительность.
Отличное решение — инспекция, выезд на площадку с целью, чтобы увидеть ее своими глазами и пройти ногами. К сожалению, взгляда и ощущения одной только пары — недостаточно для корректной подготовки события.
Инспекция может проходить в разном формате:
- выезд только организаторов свадьбы;
- выезд организаторов и пары;
- выезд полноценной креативной группы — с участием декораторов, технических специалистов, режиссера, арт- директора.
Выбор площадки возможен и без инспекции, однако, исходя из нашей практики, по приезду часто требуются изменения как в декоре, так и более радикальные. Однажды мы полностью поменяли место церемонии и ужина.
Приглашения на свадьбу за границей: Что? Как? Когда?
Приглашать гостей нужно сразу после окончательного выбора площадки. Мы выделяем 3 основных этапа.
Предварительное приглашение. Отправка карточки «Сохраните дату». Это одностраничное, сегодня чаще всего электронное, приглашение, в котором содержится только дата, страна и повод. Все остальные детали последуют позже. Этот этап необходим, чтобы гости могли как можно раньше узнать о готовящемся событии — спланировать отпуск, заняться паспортом, визой и другими аспектами.
Основное приглашение. Для заграничных проектов, которые чаще всего собирают гостей из разных уголков мира, отличное решение — электронное приглашение или сайт. На этих носителях обычно содержится подробная информация о месте проведения, расписании, трансфере и проживании. А также пожелания по дресс-коду, подаркам и любая другая информация, которая уместна.
Карточка «Ответьте пожалуйста». Может быть отправлена вместе с приглашением или чуть позже. Она просит гостей сообщить о своем решении посетить свадьбу и сделать это до определенного числа. Важный инструмент помогает грамотно спланировать все детали мероприятия.
Также мы часто готовим для гостей дополнительный красивый путеводитель, где отражены локальные рестораны и развлечения. Как правило, приглашенные совмещают поездку на мероприятие с отпуском — и такая маленькая деталь может быть очень полезной.
Кого берем с собой: каких специалистов лучше привезти из России — и почему
Это самый животрепещущий вопрос.
Фотограф, видеограф, ведущий и диджей точно едут с нами из России. Как показывает наш опыт, российские специалисты все еще дают более сильный результат и при этом стоят дешевле локальных подрядчиков (даже с учетом дополнительных расходов на дорогу и проживание).
Декораторы. На наш взгляд, самое оптимальное решение — это когда «мозг» едет с нами, а «руки» подключаются уже локально. Мы не везем с собой всех декораторов и флористов, но 2−3 человек, которые придумывают идею, разрабатывают проект, соединяют все аспекты воедино — да.
Техническая часть. Опять же, «голова» едет с нами из России, а специалисты для сборки подключаются уже локально. Оборудование иногда привозится из разных соседних стран или городов в рамках выбранной страны — в зависимости от масштаба события.
Здесь есть важный нюанс: локальные законы и разрешения на работу. Поэтому очень важно иметь принимающую сторону по некоторым цехам — людей, которые берут на себя все риски, страховки и обязательства по общению с локальными властями.
Иногда, например, в Греции, даже требуется «приставить» к своему фотографу недорогого локального специалиста. Здесь множество нюансов, которые зависят от выбранной страны и ее правил. Учтите, одни из самых строгих — в Европе и ОАЭ.
Кейтеринг. Чаще всего локальный — в целом, это одна из причин, по которым мы в принципе едем в другую страну. Но бывает, что и на выездные проекты приглашается «свой» кейтеринг — здесь все зависит от предпочтений и запроса пары.
Все вопросы, связанные с выбором подходящей площадки, подбором команды под задачи, а также с билетами, визами, бронированиями проживания для команды и выполнения их райдера лучше доверить организаторам. Это первоочередной выбор, который следует сделать паре, решившей провести свадьбу в другой стране.
Выездная свадьба: стоимость услуг специалистов
Важно понимать, что у некоторых специалистов стоимость работы за рубежом может отличаться в большую сторону — особенно после введения изменений с перелетами. Это связано с тем, что из-за долгой и сложной логистики профессионалы могут терять соседние рабочие дни в активном сезоне.
При этом всегда есть шанс пригласить в команду человека, который напротив готов полететь за более лояльную цену — с целью расширения своей географии, возможности отправиться в новую страну или осуществления мечты поработать в классной команде. Тут важно определить: выбираете вы или вас.
Стоимость команды организаторов, особенно с опытом создания таких проектов, обычно выше. Как правило, мы улетаем на 5−6 дней, чтобы заранее проверить площадку (бывает много нюансов, но в этом случае есть время переиграть). А также провести очные встречи с локальными специалистами, встретить пару, гостей и подрядчиков, проконтролировать демонтаж и проводить всех участников. Таким образом мы также выпадаем из рабочего ритма на несколько дней.
Кто платит за визы, билеты и проживание команды и гостей?
Виза. Сегодня это действительно непростой вопрос и часто дополнительная статья расходов для пары. Если раньше шенген можно было оформить на несколько лет, то сейчас документ часто выдается только под поездку. В таких условиях визовые расходы становятся расходами мероприятия. Причем как в случае с подрядчиками, так и с гостями.
Издержки — не самый сложный пункт в этом процессе: в визе может быть отказано. И если в случае с командой, мы можем переиграть и быстро подключить в проект нового специалиста, то пригласить, условно, другую тетю — уже не получится. Именно поэтому сегодня все чаще пары выбирают безвизовые страны или направления с более лояльной визовой политикой.
Билеты. В разрезе команды ответ однозначный: платит пара. В плане гостей универсального ответа нет. Вне зависимости от бюджета и масштаба мероприятия, можно:
- оплачивать гостям и билеты, и проживание;
- только проживание в дни мероприятия;
- пригласить только на конкретные события, не предлагая покрытия расходов вообще.
Ни один из этих вариантов не нарушает принятых правил. Бывает, что пара точечно составляет список тех, кому оплачивает все расходы. Это могут быть семья, близкие родственники и гости, чьё присутствие особенно важно, но оказывается под угрозой из-за накладных расходов. В этом случае мы обычно готовим разный текст приглашения для разных категорий гостей.
Сколько дней празднуем: оптимальная длительность свадебного торжества
Свадьба за границей — это маленькое приключение как для пары, так и для ее гостей. Поэтому мы всегда за то, чтобы праздник был двух- или трехдневным. Рассказываю, как строится такое торжество.
Первый вечер. На западный манер называется «вечер-репетиция» или просто предсвадебный ужин. Как правило, он носит очень неформальный характер. Его задача — стряхнуть дорожную пыль и усталость, познакомиться или обнять тех, кого давно не видел, растопить лед и схлопнуть неловкость, которая в противном случае даст о себе знать в первые несколько часов основного мероприятия. На следующий день гости, как правило, практически сразу получают полное удовольствие от мероприятия, минуя скованность фуршета и начала вечера.
Для предсвадебного ужина может быть разработан отдельный дресс-код и программа, но все можно построить и на просто общении в классном месте. Здорово, когда на таком вечере присутствует ведущий основного дня, который может уже на этом этапе начать знакомить гостей.
Основной день мероприятия. Формат и масштаб — в соответствии с вашей задумкой и концепцией свадьбы. Однако стоит учесть, что страна, климат и другие локальные особенности могут вносить свои корректировки.
Например, в Италии не хочется добавлять крепкий алкоголь — чаще гости пьют только вино. Дубай как будто просит торжественности и роскоши, а французское шато шика и тонкости.
Но и это необязательно — никто не запрещает нам ломать шаблоны и стереотипы, иногда это единственно правильный ход.
Третий день. День после вечеринки носит похмельно-расслабленный характер.
Кстати, часто небольшим, но очень приятным сувениром для гостей становится «похмельный набор», оставленный в номере накануне третьего дня. Наполнение может быть самым разным — от доширака до аспирина, от патчей до спрея для дыхания. Гости будут благодарны.
Иногда пары предлагают на третий день организовать экскурсии и активные развлечения. Но, по нашему мнению, это часто тяжело для гостей и неуместно. Единственный вариант активного дня, который, нам кажется, будет особенно хорош — день, проведенный на яхте в открытом море. Но и тут у каждого гостя будет выбор: просто сидеть с бокалом на корме или прыгать с вышки в открытое море.
Простые сложности: ментальные особенности и локальные законы
Любое заграничное мероприятие состоит из тысячи мелочей, и некоторые предугадать довольно сложно. Обычно они лежат в разнице законодательства или ментальности. Например:
Во Франции мы узнали, что в трансфер на 18 гостей, где осталось 4 свободных места, не может просто так подсесть пара, в моменте изменившая решение ехать отдельно. Необходимо менять документы и доплачивать.
В Италии обязательно нужно разрешение на исполнение авторской музыки и заранее уплаченный налог.
На Кипре вам могут сказать, что бармена не будет накануне мероприятия, потому что он занят, и предложат не нервничать. В целом, на островных государствах и в прибрежных районах все плохо с планированием и скоростью — сплошная сиеста и «не волнуйтесь». Бармена мы искали ночью в соседней Айя-Напе.
Но самая трогательная история случилась в Испании, где мы работали с местной группой. Попросили их разучить любимую песню жениха и невесты для первого танца. Ребята справились блестяще, прислали трек с репетиции, под него наш хореограф поставил танец.
Наступает тот самый момент. Теплый воздух прибрежного Бланеса, гости, мы несколько раз говорим группе, что сейчас будет первый танец. Пара выходит в центр танцпола и … начинает играть совсем другая песня. Мы в недоумении, пара тоже — не подавая вида, просто танцует как чувствует. Момент испорчен.
Оказалось, группа не поняла, что первый танец — это ТОТ САМЫЙ ПЕРВЫЙ ТАНЕЦ.
Спустя пару часов, когда стемнело и над лужайкой во дворе дома пары зажглись тысячи огней (на следующий день они будут украдены вместе с оборудованием видеографа в Барселоне — тоже местная особенность), ведущий произнес очень правильные и уместные слова и снова пригласил пару на их первый танец.
На втором куплете к ним вышли все гости — они обнимались, пели хором, мы все чувствовали абсолютное счастье. На этот раз над морем летели слова Боба Марли. Это была та самая песня, тот самый момент, то самое чувство, когда ты празднуешь жизнь!
