«ДОРОГИЕ НЕВЕСТЫ И ЖЕНИХИ! ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ СУМАТОХИ И ПАНИКИ ИЗ-ЗА ТОГО, ЧТО НЕПРАВИЛЬНО РАССЧИТАЛИ ВРЕМЯ, КОЛИЧЕСТВО ЗАДАЧ ИЛИ НЕВЕРНО РАСПРЕДЕЛИЛИ БЮДЖЕТ, НАЧИНАЙТЕ ПЛАНИРОВАТЬ СВАДЬБУ СРАЗУ, КАК ПРИНЯЛИ РЕШЕНИЕ ЕЕ ОРГАНИЗОВАТЬ!» — АНЖЕЛИКА ВАРТЕРЕСЯН, ОСНОВАТЕЛЬ СВАДЕБНОГО АГЕНТСТВА «2 АПЕЛЬСИНА».
ВАМ НУЖНО В НАЧАЛЕ ПУТИ ЗАПОЛНИТЬ ДВЕ ТАБЛИЦЫ:
1. ПЛАН ДЕЛ.
2. БЮДЖЕТ. Об этом читайте в следующей статье.
ЧТО ДЕЛАЕМ И КОГДА
ПЕРВЫЙ ЭТАП. 5−6 МЕСЯЦЕВ ДО СВАДЬБЫ
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
— Определить дату торжества и дату подачи заявления в ЗАГС.
— Определить максимальный бюджет и количество гостей (+/- 10 человек).
— Составить список гостей.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ
— Определить формат, место (загородное или в городе, за границей) и тип питания (банкет, фуршет, барбекю).
— Выбрать ресторан, забронировать дату, внести предоплату (это может быть фиксированная сумма, например 50 000 р., либо 10−50% от общей стоимости за ресторан).
СТИЛЬ СВАДЬБЫ
— Начать сохранять изображения, идеи оформления из интернета/журналов, чтобы определиться со стилистикой, цветовой гаммой торжества, собирать все это в мудборд.
— Используйте приложение Pinterest или распечатывайте и прикрепляйте фотографии, вырезки к магнитной доске, мольберту
РАЗНОЕ
— Купить кольца, чтобы хватило времени сделать гравировку или скорректировать размер.
— Найти хореографа для первого танца, утвердить количество уроков.
— Проверить дату загранпаспорта для свадебного путешествия, поскольку в разные страны пускают с разным сроком окончания действия паспорта.
ВТОРОЙ ЭТАП. 3−4 МЕСЯЦА ДО СВАДЬБЫ
КОНЦЕПЦИЯ И ДЕКОР
— Определить концепцию торжества, прописать ключевые тезисы концепции и идеи свадьбы.
— Выбрать команду декораторов, которая наилучшим образом реализует концепцию.
— Доработать визуальную часть концепции и утвердить ее с декораторами.
— Проработать детали декора/создать эскизы (вазы с таким узором, цветочные композиции такой формы, определенная сервировка, цветовые сочетания
— Выбрать дизайнера пригласительных, определить их формат: видео/сайт/ напечатанные/онлайн/по email/в мессенджер.
ВЕДУЩИЙ И ШОУ-ПРОГРАММА
— Отобрать 2−5 ведущих, назначить встречи (посмотреть лайвы, соцсети, сайт).
— Выбрать ведущего.
— Составить предварительный список номеров для шоу-программы, начать выбор исходя из концепции: посмотреть видео номеров (лучше лайвы), почитать отзывы, посмотреть записи прямых эфиров в соцсетях.
ФОТО И ВИДЕО
— Посмотреть примеры работ нескольких фотографов/видеографов.
— Выбрать фотографа/видеографа: заключить договор, внести предоплату (30−50% от стоимости либо фиксированную сумму).
ОБРАЗ НЕВЕСТЫ
— Составить список свадебных салонов, записаться на примерку.
— Купить свадебное платье.
— Выбрать и купить аксессуары: туфли, второе платье, украшения, фата.
— Найти стилиста: макияж и прическа.
РАБОТА С ГОСТЯМИ
— Предварительно оповестить гостей из списка приглашенных о предстоящем торжестве, чтобы они не занимали дату.
— Получить подтверждение присутствия.
— Начать составлять список подарков — вишлист, например, в гугл-документах, чтобы видеть, кто из гостей какой именно подарок за собой закрепит.
РАЗНОЕ
— Приступить к постановке первого танца.
— Забронировать билеты и отель для медового месяца, выяснить все необходимые процедуры для посещения страны (визы/прививки).
ТРЕТИЙ ЭТАП. 2−3 МЕСЯЦА ДО СВАДЬБЫ
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
— Подать заявление в ЗАГС, оплатить госпошлину.
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ
— Составить предварительное меню и список алкоголя, если есть редкие позиции алкоголя, заказать их.
— Обсудить меню в семейном кругу и с банкетным менеджером площадки.
ТОРТ
— Подготовить эскизы торта (идеи/дизайн).
— Выбрать кондитерскую, которая изготовит торт, попробовать начинки.
ДЕКОР И ПРИГЛАСИТЕЛЬНЫЕ
— Составить предварительную смету, обсудить ее с декоратором, по необходимости скорректировать эскизы.
— Создать макет пригласительных.
— Написать все необходимые тексты для пригласительных.
— Утвердить и распечатать пригласительные.
— Составить список адресов для доставки пригласительных; доставить по адресам или передать курьерской службе.
ОБРАЗ ЖЕНИХА
— Подобрать образ для жениха, записаться на примерку или пошив.
ОБРАЗЫ ДЛЯ ПОДРУЖЕК НЕВЕСТЫ И ДРУЗЕЙ ЖЕНИХА
— Подобрать образы для друзей/подружек (если необходимо для выбранной концепции), записать на примерку или пошив.
РАБОТА С ГОСТЯМИ
— Получить окончательное подтверждение присутствия гостейй.
— Завершить список подарков — вишлист, можно сделать сайт с желаемыми подарками, чтобы отправлять его гостям после подтверждения присутствия.
— Забронировать отель для приезжих родственников/друзей. От 10−20 номеров отели дают хорошие скидки (10−20%).
ТРАНСПОРТ
— Определить, какой именно транспорт вам нужен и в каком количестве.
— Выбрать, забронировать транспортную компанию, модель автомобиля.
ШОУ-ПРОГРАММА И СЦЕНАРНЫЙ ПЛАН
— Обсудить предварительную программу, тайминг с ведущим.
— Подобрать и забронировать кавер-группу (обязательно посмотрите их живое выступление на видео).
— Забронировать номера шоу-программы: танцоры, иллюзионисты, артисты оригинального жанра (смотрим лайвы).
— Выбрать и забронировать регистратора для проведения церемонии.
— Придумать хэштег свадьбы для размещения процесса подготовки в соцсетях и для выкладки финальных фото/видео.
РАЙДЕРЫ
— Изучить бытовой и технический райдер группы (размещение в гримерке, питание, список необходимой аппаратуры).
— Изучить бытовые райдеры всех артистов и других подрядчиков, распределить их по гримеркам, продумать координацию, предусмотреть питание.
РАЗНОЕ
— Выбрать команду-прокатчика технического оборудования (звук, свет, экраны).
— Продолжать постановку первого танца.
— Составить плейлист (количество и названия композиций) для выступления кавер-группы.
— Изучить бытовые райдеры оставшихся подрядчиков, распределить их по гримеркам, продумать координацию, предусмотреть питание.
— Для церемонии выбрать мелодии на выход жениха, невесты, подружек, друзей. Передать все композиции диджею или ведущему (диджей обычно работает с ним в паре и его гонорар входит в стоимость ведущего).
— Подготовить макеты плана рассадки гостей, именные карточки, меню, карточки для пожеланий, коктейльное меню, указатели, баннер (информация для гостей и координаторов).
— Собрать свадебный набор: пластыри, дезодорант, иголка, нитка, роллер для одежды, помада, нашатырь
— Собрать контакты, которые могут пригодиться: ближайшие к торжеству такси, аптека, салон цветов, ателье, супермаркет, химчистка, банк.
— Забронировать отель на ночь до/после свадьбы для пары.
— Продумать, кто и как будет заниматься организацией девичника и мальчишника.
ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП. МЕСЯЦ ДО СВАДЬБЫ
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ
— Утвердить окончательное количество гостей и меню (окончательное количество гостей допускается подтвердить ресторану за неделю, иногда за 3 дня).
— Закупить алкоголь.
— Утвердить с рестораном схему расположения мебели в месте проведения торжества — как расставить запасные диваны или, например, убрать круглые столы, поставить стол для закусок и напитков на welcome.
— Обсудить последние детали по площадке: начало/окончание мероприятия, в случае если, например, ранее утвердили декор, но сейчас стало понятно, что декораторам нужно приехать на площадку раньше, либо поняли, что сразу хотите продлить время мероприятия, вывоз мебели, демонтаж люстр
ОБРАЗ ПАРЫ
— Померить платье, возможно, нужно уменьшить его в размере.
— Eще раз проверить аксессуары и второе платье невесты: туфли, украшения, фата
— Проверить аксессуары для жениха: галстук/ бабочка, ботинки, носки
ДЕКОР
— Финальные доработки по декору, утверждение сметы, если, например, меняется число гостей, что влияет на декор (стулья, композиции на стол, комплект сервировки), количество арендуемых бокалов и дополнительное пространство.
— Утвердить и оплатить макеты печатной продукции: альбом для пожеланий, план рассадки (печатаем позже), меню, коктейльная карта, карточки для подписи букетов, стикеры для подписи подарков (раскладываются на столе для цветов и подарков, которые туда относят координаторы).
ЦЕРЕМОНИЯ
— Написать клятвы для выездной регистрации.
— Нарисовать схемы (для координатора, пары, подружек, друзей, фото- и видеографов, диджея, ведущего, церемониймейстера): что и как расположено на церемонии, кто где сидит, как стоит пара.
ЛОГИСТИКА СВАДЕБНОГО ДНЯ
— Обсудить с фото- и видеографом локации для фотосессии (прогулки).
— Окончательно утвердить тайминг/маршрут фотосессии и оплатить возможные платные опции на маршруте (аренда фотостудии, аренда съемки в интерьерах ресторана или отеля; в некоторых местах нужно получать разрешение на съемку).
— Построить маршрут, рассчитать количество часов, необходимых для всего вашего транспорта.
ШОУ-ПРОГРАММА
— Утвердить финальную программу, если, например, артист попросил выступить раньше/ позже, предоставить ведущему описание/имена гостей.
— Если готовы выделить дополнительный бюджет, подберите на завершение мероприятия яркие опции: салют, фаер-шоу, воздушный шар или катер, на котором вы улетите/уплывете.
РАЗНОЕ
— Внести вторую часть оплаты за транспорт по договору.
— Утвердить смету по техническому оснащению (звук, свет, экраны).
— Продолжать заниматься постановкой первого танца.
— Составить и отправить диджею плейлист (список желаемых композиций) и стоп-лист (что ни в коем случае не должно звучать).
— Забронировать аниматора, если на свадьбу приедет больше двух детей.
— При изменении количества гостей финализировать договоренности по меню, торту, декору.
— Составить план рассадки.
— Начать разнашивать туфли.
— Заказать каравай, если родители настаивают, чтобы он был (уточнить наличие подноса в ресторане).
— Организовать девичник/мальчишник.
ПЯТЫЙ ЭТАП. ЗА НЕДЕЛЮ ДО СВАДЬБЫ
— Пройтись еще раз по программе вечера с ведущим.
— Предоставить транспортной компании окончательный маршрут и тайминг передвижений.
— Генеральная репетиция первого танца.
— Купить подарки/сувениры для конкурсов, если требуется.
— Отрепетировать с друзьями/вдвоем церемонию: кто как стоит, под какую музыку выходит
— Если с вами на прогулку едут гости, подготовить бокалы, салфетки, мусорные пакеты, шампанское, конфеты, воду, сок, заказать сэндвичи.
— Напечатать план рассадки, именные карточки гостей за столами.
— Составить список тех, кто добирается своим ходом (при необходимости внести номера машин) и тех, кому нужен транспорт, чтобы координатор/помощник контролировал, за всеми ли поехали и все ли в итоге приехали.
— Отправить всем подрядчикам маршруты фотосессии, тайминги.
— Составить список необходимых вещей для утренних сборов/фотосессии: приглашения, любимый медвежонок, шкатулка, красивое зеркало и прочие стильные аксессуары.
— Если вы не обращаетесь в агентство, то определите, кто за что отвечает в день свадьбы: распределить обязанности между подружками и родственниками.
— Передать всю техническую документацию (меню, список и контакты подрядчиков, тайминги) помощникам.
— Собрать чемодан для путешествия.
— Сходить на сеанс массажа/в спа.
— Еще раз примерить платье.
ПРЕДСВАДЕБНЫЙ ЭТАП. ЗА 2−3 ДНЯ ДО СВАДЬБЫ
— Маникюр, педикюр.
— Массаж.
— Проконтролировать наличие с собой паспортов, колец, подушечки (если нужна).
— Взять на всякий случай деньги (оплата доп. услуг).
— Подготовить конверты со второй частью оплаты для всех подрядчиков (если только вы не отправляете деньги на расчетный счет подрядчика и заранее).
— Обзвонить подрядчиков, уточнить, все ли получили схемы и тайминги, нет ли вопросов, и сказать, кто с ними будет контактировать в свадебный день.
ДЕНЬ СВАДЬБЫ
УТРО
— Проснуться в хорошем настроении.
— Написать жениху/невесте сообщение с приятными словами.
— Позвонить стилистам, флористу, фотографу, видеографу, координатору, уточнить, где они сейчас едут, нет ли вопросов.
ВЫЕЗДНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ
— Отрепетировать еще раз выход на выездную регистрацию.
ДЕНЬ
— Продолжать получать радость от процесса!
ПОСЛЕ СВАДЬБЫ
— Распаковать подарки.
— Поблагодарить всех гостей и подрядчиков за чудесный день.
— Заняться сменой документов (если вы меняете фамилию).
— Отдать в химчистку свадебное платье/костюм.
— Напомнить фотографу и видеографу о сроках сдачи фото- и видеоматериалов.
— Получить фото- и видеоматериалы.